Documento legal

Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Versión 1.0 · Vigente desde el 1 de abril de 2026 · Conforme a la Ley 1581 de 2012 (Habeas Data)

1. Responsable y Encargado del Tratamiento

Responsable del tratamiento: La institución educativa contratante (por ejemplo, IE San Lorenzo de Aburrá), quien define los fines del tratamiento de datos de su comunidad educativa.

Encargado del tratamiento: Presente360, desarrollado y operado por Jhovani Holguin Rojas, con correo de contacto giovannihr2006@gmail.com, con domicilio en Medellín, Colombia.

La relación entre el Responsable y el Encargado está regulada por un Contrato de Encargado del Tratamiento de Datos conforme al artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

2. Datos Personales que Tratamos

Presente360 trata las siguientes categorías de datos:

• Estudiantes: nombre completo, grado, grupo, código de matrícula, registro de asistencia diaria, observaciones de convivencia.
• Docentes: nombre completo, correo electrónico institucional, cargo, asignaturas, horario de jornada.
• Acudientes: nombre completo, correo electrónico, número de teléfono, relación con el estudiante.
• Personal de portería: nombre completo, correo electrónico, registro de accesos.

No tratamos datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 (salud, origen étnico, orientación sexual, etc.) salvo que la institución requiera registrar situaciones de salud en el contexto de la ruta de atención integral, con consentimiento expreso.

3. Finalidades del Tratamiento

• Registro y control de asistencia de estudiantes y docentes conforme al Decreto 1850 de 2002.
• Generación de reportes de ausentismo para la rectoría y coordinación.
• Envío de notificaciones a acudientes sobre inasistencias (vía correo electrónico y WhatsApp).
• Gestión del libro de convivencia y observador del estudiante.
• Cumplimiento de la Ruta de Atención Integral del MEN ante situaciones de vulneración de derechos.
• Interoperabilidad con el SIMAT para indicadores de permanencia escolar.
• Facturación y gestión del contrato de servicio con la institución.

4. Base Legal del Tratamiento

El tratamiento de datos se realiza bajo las siguientes bases legales:

• Autorización del titular: Los acudientes otorgan consentimiento expreso al registrarse en la plataforma (artículo 9, Ley 1581).
• Obligación legal: El registro de asistencia es una obligación impuesta por la Ley 115 de 1994 y el Decreto 1850 de 2002 a las instituciones educativas.
• Interés legítimo: La gestión de la convivencia escolar está respaldada por la Ley 1620 de 2013 y su Decreto reglamentario.

5. Derechos de los Titulares (Habeas Data)

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus representantes legales tienen derecho a:

• Conocer los datos personales que Presente360 trata sobre ellos.
• Actualizar sus datos cuando sean inexactos o incompletos.
• Rectificar información que resulte incorrecta.
• Suprimir sus datos cuando el tratamiento no cumpla los principios de la Ley 1581, salvo que exista obligación legal de conservarlos.
• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales al menos una vez al mes.

6. Seguridad de los Datos

Presente360 implementa las siguientes medidas técnicas y organizativas de seguridad:

• Comunicaciones cifradas mediante HTTPS (TLS) entre el cliente y el servidor.
• Datos almacenados con cifrado AES-256 en reposo en infraestructura certificada SOC 2 Type II.
• Control de acceso basado en roles: cada usuario accede únicamente a la información que le corresponde según su rol (Rector, Docente, Portería, Acudiente).
• Autenticación en dos pasos (2FA) disponible para roles administrativos (Rector, Super Admin).
• Registro de auditoría de todos los accesos y acciones sensibles.
• Respaldos automáticos diarios de la base de datos.
• Aislamiento de datos por institución: ningún colegio puede acceder a los datos de otro.

7. Transferencias y Compartición de Datos

Presente360 no vende, alquila ni comparte datos personales con terceros con fines comerciales.

Los datos pueden ser compartidos con:

• Proveedores de infraestructura (Render.com para hospedaje, Neon para base de datos) bajo acuerdos de procesamiento de datos que garantizan el mismo nivel de protección.
• Autoridades competentes cuando sea requerido por orden judicial o administrativa conforme a la ley colombiana.

8. Conservación de Datos

Los datos personales se conservan durante la vigencia del contrato de servicio con la institución y por el periodo adicional que exija la normativa educativa colombiana (mínimo 5 años conforme a las directrices del MEN para registros de asistencia).

Al terminar el contrato, la institución puede solicitar la exportación completa de sus datos. Transcurridos 90 días adicionales, los datos serán eliminados de forma segura e irrecuperable.

9. Menores de Edad

Presente360 trata datos de menores de edad en su condición de estudiantes. Este tratamiento se realiza bajo la supervisión y autorización de la institución educativa (Responsable del tratamiento) y de los acudientes legales, conforme a la Ley 1098 de 2006 (Código de Infancia y Adolescencia) y la Ley 1581 de 2012.

Los datos de los estudiantes no se utilizan para ningún fin distinto al descrito en esta política.

10. Cambios a esta Política

Presente360 puede actualizar esta política cuando sea necesario. Los cambios significativos serán notificados a los usuarios registrados por correo electrónico con al menos 15 días de anticipación. La versión vigente siempre estará disponible en esta página.

11. Contacto y Ejercicio de Derechos

Para ejercer sus derechos de Habeas Data, presentar consultas o reclamos, comuníquese con el Encargado del Tratamiento:

• Correo electrónico: giovannihr2006@gmail.com
• Tiempo de respuesta: máximo 15 días hábiles para consultas, 15 días hábiles para reclamos (prorrogables 8 días hábiles adicionales conforme al artículo 14 de la Ley 1581).

Si considera que su solicitud no fue atendida satisfactoriamente, puede elevar su queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en www.sic.gov.co.